20 diciembre, 2015

Para qué necesitas un método de gestión del tiempo. GTD a medida.

41861637_sVamos a empezar a cambiar.

De eso se trata, ¿no? Si estás en este blog es porque buscas formas de hacer las cosas aún mejor. Vamos a hablar de organizarse el tiempo y lo que hay que hacer para, sencillanente, vivir mejor.

Así que imagino que lo que quieres es cambiar esa circunstancia y empezar a tener tu método, tu sistema. En eso estamos. Pero antes de empezar déjame que te haga algunas reflexiones. ¿Qué es un sistema? ¿Qué se supone que es “tener un método”? Tómate tiempo para responderte la pregunta…

Tener un método es ni más ni menos que haber creado un conjunto de hábitos. Solo eso. Nada más. Lo que pasa es que para crear un conjunto de hábitos que serán como nuestra caja de herramientas cuando tengamos que gestionar nuestro tiempo quizás tengas que tirar algunas herramientas viejas que en forma de creencias te perjudicarán para dar este salto hacia una mayor calidad de vida. Supongo que ya sabes que un hábito se consolida tras haberlo mantenido (dicen) 21 días. Lo dice hasta un anuncio de un yogurt bebible. Yo no sé si son 21 o son más o menos, lo que creo es que para cada persona será un tiempo distinto que dependerá de su motivación por cambiar y de la rapidez con que esté dispuesto a HACER. Fíjate que lo he escrito en mayúsculas y eso significa que es importante: de eso se tratará aquí en estas semanas y de eso va a depender que más pronto que tarde tengas tu sistema de gestión del tiempo, de HACER, no de pensar, no de meditar, no de planear, no de imaginar lo que podría ser si…. De HACER, repito. Si quieres cambios rápidos HAZ cosas distintas, las que yo te recomendaré en este curso y HAZlas cada día, sin excusa, sin pereza, teniendo claro que te ayudarán a vivir mejor.

Para qué un sistema propio de gestión del tiempo.

Para conseguir varias cosas que se resumen en eso que te decía al final del párrafo anterior:vivir mejor.

  • Para hacer lo que hay que hacer.

Sí, hay cosas que has de hacer, que van con tu responsabilidad, con tu trabajo, con el reparto de tareas que hayáis pactado en tu equipo, en tu familia, en tu entorno. Son “cosas” de las que no puedes no responsabilizarte y que has de hacer inexcusablemente. Si no las haces te sentirás mal o alguien se sentirá mal, así que más vale que las hagas.

  • Para que te sientas mejor.

Yo siempre pongo el mismo ejemplo en los cursos que doy o cuando asesoro a alguien en este aspecto. Imagina que trabajaras con una persona que siempre que acordara algo contigo, no lo hiciera; que llegara tarde en sus plazos de entrega; que buscara excusas para no hacer lo que habéis acordado; que por más interés que pareciera que pone, luego acabara olvidándose de lo que habéis decido. ¿Qué ocurriría? Que probablemente acabarías dejando de trabajar o colaborar o convivir con esa persona. Si pudieras hacer eso, asunto resuelto. Será más o menos difícil separarse de esa persona, pero puedes hacerlo y ya has resuelto el problema. Buscas a alguien más comprometido, y listo. Pero, ¿y si esa persona que no cumple, en la que no se puede confiar, que siempre busca excusas, que aplaza sus fechas de entrega, que siempre antepone otras cosas a las que ha acordado contigo eres TÚ? De este no te puedes separar, ya te lo puedes imaginar, así que tienes un problema. Cuando tu compañero de trabajo, de diversión o de vida es alguien en quien se puede confiar vives mucho mejor tu propia vida, pues imagina cuánto puede mejorar tu vida si TÚ mismo eres esa persona en la que puedes confiar porque hará aquello que se comprometa a hacer.

  • Para que mejore tu autoestima.

A mí me parece uno de los grandes premios añadidos a que adoptes el método GTD® a medida. Además de que harás lo que has de hacer, que será mucho más interesante vivir contigo, tu imagen de ti y el valor que te darás a ti mismo se disparará hacia límites insospechados. Y, créeme, en el mundo actual la clave de tu éxito es tu autoestima.

Yo pienso de mí que soy una persona muy eficaz, que tiene una enorme capacidad de concentración, que trabaja muy rápido y con la máxima calidad, que se puede confiar en mí al cien por cien ya que lo que digo que hago y lo que me comprometo a hacer siempre lo cumplo en las fechas que hemos pactado, además me gusta mucho lo que hago y me lo paso muy bien haciéndolo, es divertido trabajar conmigo porque estoy de buen humor, tengo tiempo para todo lo que no es trabajo y que también me encanta y en resumen tengo la sensación de que vivo muy bien.

Si mientras lo has leído has pensado que no soy nada modesto, tienes razón, no lo soy. No verás que haya utilizado la palabra “pero” para nada, porque no hay ningún “pero”. No es que no sea modesto (que no lo soy), es que mi autoestima está muy alta. ¿Siempre ha sido así? No, claro que no. Cuando yo aplazaba mis proyectos porque nunca los empezaba, cuando utilizaba excusas para no ponerlos en marcha, cuando echaba las culpas a mis jefes o a las circunstancias de lo que yo no hacía, cuando dejaba de hacer cosas con mi familia porque estaba muy ocupado, cuando olvidaba las fechas importantes de los que forman mi equipo porque en la cabeza tenía ochenta cosas distintas, cuando enfermaba por estrés,… te garantizo que mi autoestima estaba por los suelos y me sentía muy poco seguro cuando emprendía un nuevo proyecto. Eso le daba poder a otros para convencerme de que mis posibilidades de éxito eran muy pocas, que tenía que aceptar que “las cosas son como son”, que “lo más importante es el trabajo”, que “los niños lo entenderán”, etc. etc.

Si tu autoestima es alta, eres más libre porque crees más en tus posibilidades y entonces nadie puede hacer que tengas miedo a las circunstancias ni a los cambios.

  • Para que como profesional supongas un gran valor añadido.

En un mundo tan competitivo como el que vivimos el valor añadido que aportamos a los que nos contratan o a los que nos compran es fundamental. Si el valor añadido que tú das es el de una persona mal organizada, insatisfecha y con baja autoestima que además es propensa, por tanto, al estrés y a ponerse enfermo, está claro que no te conviertes en alguien muy interesante profesionalmente. Si, en cambio eres alguien con confianza en sus posibilidades, con eficacia porque utilizas un buen método de gestión de lo que has de hacer, con creencias positivas sobre sí mismo y que además hace lo que le gusta –porque eso también podrás hacerlo-, tu valor profesional y personal es incuantificable y te conviertes en alguien muy interesante a todo nivel.

  • Para que te atrevas a plantearte proyectos personales y profesionales.

Tener confianza en un método de organización es lo que hará que jamás temas plantearte retos nuevos. Hará que te atrevas con proyectos de envergadura tanto personales como profesionales porque tendrás las claves para conseguirlos sin estresarte negativamente. Eso te da un enorme poder personal y, como te decía antes, te hace más libre. El mundo del siglo XXI solo tiene una idea segura: que nada será seguro, que todo es cambiante y que va a seguir siendo cambiante, así que aquellos que mejor se adapten a los cambios y lo hagan con confianza y seguridad en sí mismos son los que sobrevivirán (No lo digo yo, lo dice Darwin). En el siglo XX podíamos prever lo que pasaría a veinte años vista, en el siglo XXI no tenemos la menor idea de cuáles van a ser los mejores trabajos de aquí 5 años. Tu éxito profesional y personal depende de que esta nueva realidad sea para ti tu hábitat natural y no un lugar hostil. ¿Cómo conseguirlo? Con un buen método de gestión de tu tiempo y de lo que has de hacer.

  • Para aprender a decir NO.

Siempre digo que en el método GTD® es tan importante saber decir SÍ a lo que decides hacer como decir NO a lo que no has de hacer tú. ¿Cuántas de tus responsabilidades te las ha pasado alguien que sí tenía claro lo que NO quería hacer? ¿Cuánto tiempo le cuesta a tu vida resolver cosas que otro ha decidido que tú has de resolver y que diciendo NO te hubieran dejado mucho tiempo libre?

  • Para no volver a separar jamás vida profesional y vida privada.

¡¡Todo es tu vida!! ¿Acaso eres una especie de zombi cuando estás trabajando? ¿O cuando vas a una reunión familiar de esas que odias? ¿Revives cuando estás en el cine viendo esa peli que hace meses que querías ver? ¿O cuando juegas tu partido de fútbol con los amigos? No me fastidies, tu vida es todo, lo profesional y lo personal, así que desde hoy deja de darle más importancia  a lo profesional que a lo personal. Ojo que no estoy diciendo que “pases de todo lo que tiene que ver con tu trabajo”. NO. Yo no lo hago nunca, para mí mi trabajo es extraordinariamente importante (si no fuera así te recomendaría ahora mismo que dejaras este curso), lo que pasa es que lo personal también es igual de importante y, por tanto, en mi método de organización ha de tener la misma importancia. Ojo a tus creencias sobre este tema: nos han convencido de que lo más importante es el trabajo y no es verdad. Tu vida es lo que es más importante porque solo tienes una, y en un tu vida está lo profesional y lo personal, si dejas una parte o la otra, tu vida estará coja como una mesa con una pata corta y al final lo que pongas encima se desparramará e irá a chocar contra el suelo. Los diez minutos más importantes de tu vida son los diez que vienen a continuación desde ya. Vívelos al cien por cien y disfrútalos como si fuera lo único que tienes, porque resulta que es lo único que tienes, el tiempo que vives.

  • Para no dejar de hacer lo que te hace más feliz.

A mí me apasiona mi trabajo, es verdad, pero eso no significa que no me apasionen igual otras cosas de mi vida que no son mi trabajo. Ese conjunto de cosas no profesionales hacen que mi vida tenga mucho sentido para mí, que me sienta muy bien conmigo mismo y que me levante con muchas ganas de vivir lo que el día me depara. Por tanto, tengo que cuidar mucho esas cosas no profesionales que me gusta hacer. Si esta noche voy al teatro con mi esposa y con mi hija, debo ser capaz de dejarme el tiempo para ello y disfrutarlo. Si el domingo quiero ir a ver el partido de fútbol de mi hijo a las 12 de la mañana, en mi agenda debe estar eso ya que así le doy la misma importancia que a una reunión de trabajo; pero te diré que si quiero tener tiempo para ver una de mis series favoritas, también tengo que ser capaz de dejarle tiempo y tener entre mis proyectos “ver esa serie”. Tu cerebro será tu principal aliado en este proceso de creación de hábitos, tu lenguaje también, así que ve acostumbrándote a que los mensajes que te envías y que escribirás en tu agenda pongan al mismo nivel de importancia en tu vida lo personal y lo profesional, sino no pidas lo que no estás dispuesto a hacer.

  • Para que tengas tu mente solo para vivir.

El estrés se genera en tu mente. Si liberas tu mente de pre-ocupaciones, de lo que has de hacer, de lo que tienes que recordar, de lo que no puedes olvidar, de lo que te dicen unos y otros, de lo que has visto y tienes que recordar que has visto, de lo que un día pensaste que era una buena idea y ahora no hay manera que recuerdes qué era eso,… (Paro porque me estreso solo de escribirlo…)  entonces es cuando tienes tu mente para vivir al cien por cien el presente, lo que ahora estás haciendo. Vive y no te estresarás; llena tu cabeza de lo que has de hacer y recordar y… y acabarás enfermo y con dolor de cabeza añadido.

  • Para que tengas una inmensa sensación de satisfacción personal.

En el mundo actual hay un denominador común de todas aquellas personas que tienen mucho éxito: hacen lo que les apasiona. Vale la pena luchar por conseguir hacer lo que a uno le apasiona hacer. El método GTD® te permite vivir mejor porque, si te atreves, podrás llegar a plantearte cómo quieres que sea tu vida, en qué quieres que cambie y qué has de hacer para conseguirlo, pero mientras no te atrevas a dar ese paso, te ayudará a hacer lo que has de hacer con menos esfuerzo y con menos tiempo invertido, de manera que te dejará más tiempo para todo eso que has estado apartando a causa de que tardas demasiado en hacer lo que has de hacer.

  • Para que se lo pases a los miembros de tu equipo.

Sí, para que esta forma de organizarse tan eficaz y con tanto valor añadido que te hará subir en tu calidad de vida la expliques a los que forman tu entorno, tu familia, tus colaboradores, tus alumnos, si eres profe; a quien te rodeen, a quien puedas facilitarle la vida y ayudarlo a que sienta una mayor satisfacción personal con lo que hace, ayúdale a conseguirlo. ¿Por qué no? Hazlo por egoísmo puro: si trabajas y vives rodeado de personas que disfrutan de lo que hacen, que no se estresan, que saben poner en marcha sus proyectos, que están satisfechos de sí mismos y con la autoestima alta, tú vivirás mucho mejor.

Ahora ya sabes los “para qué” que pongo sobre la mesa de este curso online gtd en este primer tema. Si quieres añádele más “para qué” de tu propia cosecha o quédate con el que te parezca más motivador desde tu perspectiva y en tus circunstancias. Ese “para qué” será tu motor para poner en marcha y alimentar el vehículo que te llevará a conseguir recorrer el camino del método GTD a medida y a aplicarlo a tu vida.

Jaume Josa. Octubre 2012

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