Cómo manejar los imprevistos en un sistema de organización personal

Manejar los imprevistos, la otra clave de tu estrés. Estamos en un mundo lleno de imprevistos. Así que más te vale aprender a gestionarlos de la manera correcta para no acabar estresado y hasta las narices de dejar de hacer lo que pensabas que harías por hacer lo que ha aparecido por sorpresa.

Manejar los imprevistos en nuestra vida diaria es algo tan importante como planificarse bien. Cuando empieces a organizarte mejor tenderás a cometer un error elemental que puede costarte tu confianza en tu sistema y en ti mismo. Planificar todo el tiempo con cosas previsibles sin tener en cuenta los imprevistos que seguro que van a aparecer en el día a día. Ese es el error. No se me ocurre un trabajo y una vida que sean completamente planificables, por tanto, te aconsejo que siempre tengas en cuenta que los imprevistos ocuparán tiempo de tu día y, si no lo tienes en cuenta, ese tiempo lo sacarás de dos lugares: de tu vida personal, dejando de hacer lo que te gusta por hacer lo que toca; o de lo que habías planificado, pasando eso a otros días que se llenarán aún más y que, probablemente, también se verán afectados por imprevistos en una cadena sin fin.

Por lo tanto te recomiendo dos cosas:

Calcula el porcentaje de imprevistos que hay en tu día a día.

No hace falta que sea un cálculo exacto ni mucho menos, por eso te recomiendo que lo hagas en porcentajes. Eso te dará una visión general muy útil. ¿Cuántas de tus acciones del día responden a resolver imprevistos? ¿Cuánto tiempo guardarás para resolverlos? Si las dos cifras no encajan, tienes un problema de los gordos. Porque lo que pasará es que los imprevistos devorarán lo planificado. Siempre ocurre. Diferenciar lo urgente de lo importante no es tan fácil y cuando dudamos, las urgencias ya te están mordiendo la yugular y tienes que dedicarles tiempo. Mi recomendación es que hagas ese cálculo y lo respetes. Todo es cuestión de tiempo, porque todo requiere de tiempo para hacerse. Recuerda que solo tienes 1440 minutos. Si lo olvidas, estás arrancando el mayor generador de estrés que puedes encontrar: planifico – me llegan urgencias – no cumplo con lo planificado – quito tiempo para eso de mi vida personal – me agoto – me estreso – cada vez cumplo menos – cada vez soy menos eficaz- dejo de planificar – vuelvo a la casilla de salida…

Así que haz un cálculo general de qué porcentaje de tu tiempo es planificable y qué porcentaje depende de los imprevistos. En el vídeo que acompaña este post, te cuento algunos ejemplos para que veas a lo que me refiero, aquí te daré una pista más. Cuando hablo de tu tiempo, no me refiero solo de tu trabajo, sino de todo tu tiempo. Por ejemplo, si tienes hijos pequeños más te vale tener en cuenta que tu porcentaje de imprevistos aumentará y eso puede afectar a tu vida laboral y a tu vida personal. Solo una gripe o una caída en el cole pueden hacer que tu agenda se vaya a paseo. Pero si tienes que cuidar a tus padres porque se han hecho mayores, ocurrirá lo mismo, una gripe o una caída pueden suponer pasar una mañana en urgencias o acabar esperando a la puerta de un quirófano… y eso es tiempo que tendrás que tener previsto para imprevistos.

Cómo facilitarte el control de los imprevistos.

Ya hemos hablado del poder devorador de los imprevistos. Habrá algunos que no podrás contenerlos, cuando estallen, lo harán y a paseo la planificación. No hace falta darle muchas más vueltas. Pero, en cambio, hay pequeños imprevistos que puedes contener sin dificultad y que si no lo haces interferirán mucho en tu eficacia. Por ejemplo, las distracciones. Conozco a muchos profesionales que están siempre conectados a su correo electrónico a través del teléfono móvil. Eso puede ser un continuo goteo de avisos de llegada de correos que será una distorsión constante de la atención que prestas a lo que haces. Yo no tengo el correo conectado al teléfono móvil y te aconsejo que hoy mismo lo elimines de tus aplicaciones. Ganarás poder de decisión además de minimizar las interrupciones. Si me llega un correo, mis clientes están educados a que yo los contesto cuando quiero, saben que no los veo inmediatamente, aunque a veces sí lo haga porque esté delante del ordenador. Yo decido lo urgente que es eso, no la persona que me envía el email. Por otra parte limito los avisos molestísimos de llegada de mensajes.

En el caso del uso del móvil, yo lo apago cuando hago algo que requiere toda mi atención o que quiero hacer en el mínimo tiempo posible. No quiero interrupciones. Es verdad que en ocasiones ha ocurrido que al acabar tenía más de una llamada o más de un mensaje, pero nunca ha supuesto nada grave. No tenemos la obligación de estar conectados el cien por cien del tiempo. Eso deberías grabarlo a fuego en tu agenda.

Tampoco trabajo con la tele puesta (excepto cuando plancho la ropa, que me encanta). Si quiero ahorrar tiempo y ser muy eficaz para no tener que perderlo en más revisiones de las imprescindibles, tengo que estar muy atento, si evito las distracciones, mi trabajo es mejor y tardo menos en hacerlo. Y si trabajas con música, que no tenga letra, o que si la tiene no la entiendas, al menos. Tararear una canción mientras haces otra cosa es algo que hará que tu mente se centre en lo más sencillo y eso es lo que te restará eficacia al hacer lo más complicado.

Empieza a entrenar estas recomendaciones y las que te doy en el vídeo, transmíteselas a tus alumnos y a los que forman tus equipos y verás como ahorran tiempo, son más eficaces y viven mejor.

Jaume Josa, abril de 2017.