El profe que tenía la secretaria perfecta. Cómo convertir la agenda en tu principal colaboradora

Utilizar bien la agenda es una de las principales claves para no estresarte lo más mínimo en tu vida y conseguir vivir mucho mejor tu trabajo. Te lo digo yo que cuando tenía 17 años me puse enfermo de estrés y tenía toda la pinta de que mi futuro iba a estar asociado a los antidepresivos. Ahora me considero una persona cuyo principal punto fuerte es que se organiza muy bien y disfruta muchísimo de lo que hace cada día.  Si tienes la sensación de que podrías mejorar todo lo que tiene que ver con tu organización personal y profesional, empieza a tomarte en serio tu agenda y no la veas como esa libretita donde, de tanto en tanto, apuntas alguna cosilla. Vamos a convertirla en la secretaria perfecta (y digo «secretaria» porque la palabra es de género femenino).

¿Quieres saber cómo?

• Compra la agenda que necesitas. Muchas veces nos encontramos con que alguien nos regala una agenda -el cole, una editorial, nuestra pareja,…- y la usamos porque nos la han regalado. Hacemos lo mismo con esa camisa horrible que nos regala alguien en Navidad, así que no me extraña que hagas eso. Pero yo te diré que quizás esa agenda no es la mejor para ti. Si la utilizas solamente porque es la que tienes, puedes empezar a complicarte la vida. La agenda es como la camisa, si no es de tu talla, cámbiala por una que sí lo sea. Eso significa que si tienes una vida con muchas ocupaciones y con muchas ideas que manejar necesitas una agenda más grande que si tienes una vida más simple. La mía es enorme. Me gustan las de semana vista, en que veo toda la semana de un vistazo y cada día tiene una columna. Además quiero que tenga espacios para lo que tengo que hacer durante la semana y no en un día concreto.

Aquí tienes una idea del modelo que a mí me gusta. En que puedo escribir en la columna de cada día lo que tengo ese día a una hora concreta o a cualquier hora y en los rectángulos de arriba lo que tengo que hacer durante la semana, sin día concreto.

Sobre estas fechas voy a librerías y papelerías y me compro la que sé que me ayudará más a descargar en ella todo lo que tengo que recordar. Para el año próximo, seguro que la elegiré de hojas muy grandes porque tengo muchos proyectos y sé que irán muy bien, así que tendré mucho trabajo y muchas cosas que disfrutar y anotar.

• No separes lo personal de lo profesional. Muchas de las personas que me contratan como consultor en organización del tiempo empiezan manejando la agenda con un error muy grave: solo anotan lo profesional, lo que tiene que ver con el trabajo. Lo personal nunca va a la agenda. Si haces eso, el mensaje que te envías es que lo importante es lo que tiene que ver con el trabajo, eso no puedes olvidarlo, lo demás va en segundo lugar y por tanto si lo olvidas no pasa nada. ¡Pues sí que pasa! Si quieres que las cosas que te dan placer tengan su espacio, dales ese espacio (de tiempo) en tu agenda. Si yo no me anotara las obras de teatro de mi hija o los partidos de futbol de mi hijo, más de una vez hubiera tenido a esa hora alguna cuestión ineludible de trabajo. Como no quiero perderme eso que es muy importante para mí, las obras de teatro y los partidos están en mi agenda igual que las reuniones de trabajo, mis clases y las salidas a cenar o al cine con mi mujer. Todo va a la agenda porque es ella la secretaria que organiza mi vida y yo no solo soy alquien que trabaja, por más que me guste, soy alguien que hace muchas cosas. Cuando todas van a la agenda les estoy dando el mismo nivel de importancia y por tanto cuidaré también de las personales que no quiero dejar de hacer. Si quieres que tu jefe le dé importancia a tu vida personal, sé tú el primero en dársela y pon todo eso que te encanta hacer y no quieres perderte en tu agenda.

• Utiliza tu mente para vivir, no para recordar lo que has de hacer. Una de las fuentes de estrés principales que sufrimos nos llega de algo que podemos controlar muy fácilmente con la agenda: de recordar todo lo que tenemos que hacer sin anotarlo. Le pedimos a nuestra mente que almacene ordenadamente y recuerde en el momento preciso en que lo necesitamos aquello que tenemos que hacer, y eso ya sabes que no ocurre. Más bien al contrario. Lo que suele pasar es que esa idea que tenías y que pensabas que no olvidarías nunca en la vida porque era brillante, a la media hora, cuando intentas recordarla, ya no queda de ella más que la sensación de que la has perdido en algún rincón de tu cerebro. Eso es lo que tiene la mente, juega con nosotros todo el tiempo. Resuélvelo eliminándole esa tarea. Que no tenga que recordar, que solo tenga que estar presente. Tu agenda ya puede hacer eso y mucho mejor que tu mente, pues que lo haga siempre. La semana pasada di un curso en una empresa fuera de Barcelona y si me hubieran preguntado cuando iba en el coche hacia allí qué es lo que iba a trabajar con ese grupo media hora antes de empezar, no hubiera sabido qué contestar. La razón no es que no tenga memoria, es que eso lo hace mi agenda, no mi mente. Media hora antes yo estoy escuchando la radio en mi coche y quiero que esté atenta a disfrutar de ese momento.

• Anótalo todo. Cuando le pidas a tu agenda que sea la secretaria perfecta deberás darle todo el trabajo. Si por pereza o por falta de costumbre no le das trabajo, tu agenda no será tan útil como puede llegar a ser. Así que mantenla ocupada, que trabaje 24 horas para ti, que sea tu esclava, no tiene derechos laborales así que estrújala al máximo.

• Anota tus proyectos personales en listas. Las agendas suelen tener páginas en blanco que no están allí para que anotes nada, pero va perfecto hacerlo. En las páginas en blanco o en las de la lista de teléfonos que nadie usa yo anoto mis listas de lo que sea: libros que quiero leer, artículos que convertiré en un post para La Escuela Coach, libros que escribiré, ideas para vídeos que colgaré en mi canal de Youtube, series que no pienso perderme, proyectos que pondré en marcha, pelis que quiero ver,… tus listas son el resumen de tus proyectos y eso te cargará de energía y dará sentido a tu vida. Actúan de brújula y te guían hasta el futuro que quieres vivir. Si las tienes en esas páginas en blanco de tu agenda podrás revisarlas con facilidad y ver si avanzan o se estancan.

• Vuélvete adicto a tachar. De las cosas que más gustan a las personas que me consultan sobre organización del tiempo hay una que es la estrella: tachar cosas hechas. Yo no diría tachar ya que recomiendo solo poner al lado una cruz para indicar que ya lo has hecho, así tu agenda puede ser útil si quieres recordar cuándo lo has hecho. Si tachas dificultas la lectura y tardas más tiempo. Como se trata de ahorrar tiempo, marcar con la cruz es mucho mejor e igual de adictivo. ¡Ah! y eso hará que tu autoestima se cargue cada día cuando veas la cantidad de cosas que haces.

• Convierte tus proyectos en pequeñas acciones y anota esas acciones en tu agenda. Muchas veces cuando nos planteamos proyectos tendemos a enfocarnos a los pasos que serán más difíciles sin tener en cuenta que para llegar a esos tendremos que pasar antes por los que nos llevan a ese paso. Anota en tu agenda el primer paso, dale un espacio de tiempo y hazlo; luego ya pensarás en el segundo paso. Si haces eso cada día, llegas a tu objetivo seguro y sin estrés.

Aplica estas sencillas recomendaciones y verás como pronto te das cuenta de que tu vida como profe, o como lo que sea, no tiene porque ser estresante. Tu satisfacción personal es lo que hará que tu trabajo sea mucho mejor y que los que forman tus equipos sean afortunados de vivir contigo.

Jaume Josa, octubre de 2016